Fra timeliste til ferdig prosjektregnskap

Gratulerer! Det er tre ting det lønner seg å gjøre med en gang, uavhengig av hvilket verktøy dere bruker videre:

• Aksepter vedtaket fra Forskningsrådet og send inn egenerklæringen som bekrefter at selskapet ikke er et foretak i økonomiske vanskeligheter. Dokumenter vurderingen – revisor kommer til å gjennomgå den.
• Involver revisor tidlig. Alle som krever SkatteFUNN-fradrag må ha revisorattestasjon på kravet i skattemeldingen. Har selskapet ikke revisor, bør prosessen starte med en gang.
• Opprett egen prosjektkode, kostnadssted eller PO-nummer i regnskapssystemet. Da blir prosjektkostnadene enkle å identifisere og dokumentere ved periodeslutt.

Deretter er det timeføringen som avgjør hvor mye støtte dere faktisk får: timer må registreres løpende og signeres av både prosjektdeltaker og prosjektleder, minst hvert kvartal. Husk også fristen 1. mars for rapport til Forskningsrådet.

Det er her Grantify kommer inn. Løsningen guider dere fra godkjent søknad til ferdig revidert prosjektregnskap og temakort for FoU, og inneholder en stegvis oppstartsguide og hjelpeartikler om krav, dokumentasjon og regelverk.

Registrer prosjektdeltakerne som skal arbeide i prosjektet og føre timer i Grantify. Deltakerne registrerer timer direkte på de arbeidspakkene de har arbeidet med, og får underveis veiledning om hvilke timer som kan inngå i SkatteFUNN-grunnlaget, samt informasjon om prosjektets arbeidspakker og mål. Timelister signeres enkelt i systemet av prosjektdeltaker og prosjektleder.

Innebygde kontroller bidrar til å sikre korrekt dokumentasjon ved å forhindre signering av timer utenfor godkjent prosjektperiode eller for fremtidige datoer. Dersom ønskelig sender Grantify ut automatisk e-postpåminnelser dersom deltakere mangler timeføring eller dersom timelister venter på signering eller godkjenning.

Prosjektleder og selskapsadministrator får samtidig varsler i egne dashboards, slik at avvik kan følges opp fortløpende. En egen analysemodul gir full oversikt over registrerte timer på både prosjekt- og deltakernivå. Her kan du blant annet følge utviklingen i timeforbruket og analysere timelister som ikke er signert eller godkjent innen fristene.

Selskapsadministrator registrerer årslønn for prosjektdeltakerne og Grantify beregner sjablongmessig timesats. Basert på timesatser og signerte og godkjente timelister, genereres automatisk grunnlaget for personalkostnader i prosjektregnskapet.

Ja, du kan enkelt importere inn timer fra andre timeføringssystemer og sende dem videre til signering og godkjenning i Grantify. For bedrifter som fører timer til andre formål enn bare SkatteFUNN er dette ofte den foretrukne løsningen. Ved å benytte vår import og signeringsflyt sikrer du at timelistene oppfyller kravene i SkatteFUNN-regelverket.

Det er enkelt å importere timelister som er signert og godkjent utenfor løsningen. Det er nødvendig å gjøre dette for at prosjektregnskapet skal bli fullstendig.

Alle kostnader registreres med bilagsnummer og beløp. Basert på saldobalansekonto foreslår Grantify hvilken kostnadskategori bilaget tilhører. Videre velger du hvilken arbeidspakke kostnaden er knyttet til.

For effektiv rapportering anbefaler vi alle bedrifter å registrere kostnadene tilhørende prosjektet på et eget kostnadssted ved bokføring i regnskapssystemet. Grantify planlegger å lansere integrasjon med regnskapssystem for automatisk synkronisering av prosjektkostnader.

Grantify lar deg registrere annen offentlig støtte som flyter inn i prosjektregnskap og temakort for FoU. Vår kalkulator for støtteintensitet veileder deg i regelverket og lar deg enkelt beregne om SkatteFUNN-støtten avkortes. Det er funksjonalitet for å effektivt beregne offentlig støtte som redusert arbeidsgiveravgift dersom dette er aktuelt.

Dagens versjon av løsningen forutsetter at bedriften selv har oversikt over annen offentlig støtte som er tildelt det samme kostnadsgrunnlaget som SkatteFUNN-prosjektet dekker. Vi vet at prosjekt som mottar offentlig støtte fra flere ulike institusjoner har utfordringer med å holde oversikt over hvilke kostnader som skal rapporteres som annen offentlig støtte etter statsstøtteregelverket.

Sammen med våre kunder utvikler vi en løsning som skal gjøre dette enklere og mer effektivt. Vi gleder oss til å lansere dette.

I Grantify er det lett å eksportere revisjonspakke som er en zip-fil som inneholder all dokumentasjon revisor behøver for å gjøre en effektiv revisjon. Dokumentasjonen inneholder blant annet prosjektregnskap, temakort for FoU, signerte og godkjente timelister, benyttet timesats og beregning av personalkostnader, registrerte kostnadsbilag og annen offentlig støtte.

Dersom selskapet kjøper tjenester fra nærstående inkluderer også prosjektregnskap for nærstående med tilhørende underdokumentasjon. Dette sparer deg for mye tid i en travel årsavslutning med å innhente og avstemme dokumentasjon manuelt.

Grantify har AI-chat som er basert på lover og regler for SkatteFUNN. Er du usikker på om for eksempel en kostnad kan inkluderes i prosjektregnskapet gir chatten deg et veiledende svar. Grantify har også et hjelpesenter hvor det ligger artikler som veileder deg innenfor ulike områder.

I Grantify kan du enkelt registrere nærstående selskap og nærstående personer som leverer tjenester til prosjektet. Disse får tilgang til å registrere timer i løsningen. Tilhørende kostnad vil automatisk inngå i prosjektregnskapet, og det lages også prosjektregnskap for nærstående selskap i tråd med kravene i regelverket.

All nødvendig dokumentasjon tilhørende prosjektregnskapet bør tas ut når rapportering er ferdigstilt. Dette kan effektivt gjøres ved å eksportere revisjonspakken. Denne dokumentasjonen inneholder alt du trenger for arkivering av bokføring- og skattedokumentasjon. Du har tilgang til å ta ut dette 6 måneder etter at årsabonnementet avsluttes.

Ja. Sikkerhet er en prioritet hos Grantify. Timelister og annen viktig data oppbevares på en sikker måte og i tråd med god bransjestandard.

Ja, du kan registrere flere prosjekter. Basispakken inkluderer 1 prosjekt, og hvert ekstra prosjekt koster 5 000 kr per år ekskl. mva.