1. Innledning
Grantify AS («Grantify», «vi», «oss») er opptatt av å beskytte personopplysninger og behandle dem i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og norsk personopplysningslov.
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger når du besøker våre nettsider eller bruker Grantify.
Grantify er en programvareløsning som hjelper norske virksomheter med timeføring, dokumentasjon og rapportering knyttet til SkatteFUNN.
2. Behandlingsansvarlig
Grantify AS
Organisasjonsnummer: 937 968 779
E-post: support@grantify.no
3. Når er Grantify behandlingsansvarlig, og når er vi databehandler?
Grantify leveres som en SaaS-løsning til virksomheter.
Når ansatte bruker løsningen som en del av sitt arbeidsforhold, er arbeidsgiveren normalt behandlingsansvarlig for personopplysningene som registreres i løsningen. Grantify behandler disse opplysningene på vegne av kunden og er databehandler. Dette reguleres gjennom en databehandleravtale mellom Grantify og kunden.
Grantify er selv behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler i forbindelse med blant annet:
- administrasjon av brukerkontoer
- supporthenvendelser
- drift og sikkerhet
- kommunikasjon med kunder
- oppfyllelse av våre avtaler og rettslige forpliktelser
4. Hvilke personopplysninger behandler vi?
Avhengig av hvordan løsningen brukes kan vi behandle følgende opplysninger:
- navn
- e-postadresse
- telefonnummer
- registrerte timer og tilhørende prosjektinformasjon
- tekniske opplysninger knyttet til innlogging og bruk av tjenesten
- logger som er nødvendige for drift, sikkerhet og feilsøking
Vi behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger) som en del av den ordinære tjenesten.
5. Formål med behandlingen
Vi behandler personopplysninger for å:
- levere og administrere tjenesten
- autentisere brukere
- gi kundesupport
- sikre stabil drift og informasjonssikkerhet
- dokumentere og rapportere informasjon knyttet til SkatteFUNN
- oppfylle lovpålagte plikter
- videreutvikle og forbedre tjenesten
6. Behandlingsgrunnlag
Behandlingen skjer på ett eller flere av følgende grunnlag etter GDPR artikkel 6:
- oppfyllelse av avtale
- oppfyllelse av rettslige forpliktelser
- berettiget interesse, blant annet knyttet til drift, sikkerhet og videreutvikling av tjenesten
Når Grantify opptrer som databehandler, skjer behandlingen etter instruks fra den behandlingsansvarlige kunden.
7. Innlogging
Innlogging skjer enten med Single Sign-On (SSO) via Microsoft eller Google, eller med e-postadresse og passord.
Autentiseringen håndteres gjennom Auth0, som brukes for sikker identitetsforvaltning.
Grantify lagrer ikke passord. Ved innlogging med e-postadresse og passord er det Auth0 som lagrer passordet i kryptert form; ved bruk av SSO er det Microsoft eller Google som håndterer passordet.
8. Informasjonskapsler og lokal lagring
Grantify benytter kun informasjonskapsler og tilsvarende teknologier som er nødvendige for at tjenesten skal fungere.
Dette inkluderer blant annet:
- autentisering og innlogging
- beskyttelse mot uautorisert bruk
- administrasjon av brukersesjoner
- skjema- og sikkerhetsbeskyttelse
Ved innlogging via Auth0 kan det settes midlertidige sikkerhetscookies som er nødvendige for innloggingsprosessen.
Vi bruker også lokal lagring i nettleseren for å lagre enkelte brukerinnstillinger og midlertidige data, eksempelvis kladder.
Vi benytter ikke cookies til analyseformål eller markedsføring.
9. Bruk av underleverandører
Vi benytter betrodde leverandører for å levere tjenesten.
Dette omfatter blant annet:
- Microsoft Azure for hosting og drift
- Grafana for overvåkning og systemdrift
- Microsoft Azure AI-tjenester for chatfunksjonalitet i løsningen
Disse leverandørene behandler personopplysninger kun etter våre instrukser og i samsvar med inngåtte databehandleravtaler der dette er påkrevd.
10. Kunstig intelligens (AI)
Grantify kan benytte AI-baserte funksjoner for å hjelpe brukerne med oppgaver i løsningen, eksempelvis chat eller annen beslutningsstøtte.
Dersom slike funksjoner benyttes, vil personopplysninger kun behandles i den utstrekning det er nødvendig for å levere den aktuelle funksjonaliteten.
Grantify vil fortløpende vurdere personvernkonsekvenser ved nye AI-funksjoner og sørge for at behandlingen skjer i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.
11. Hvor lagres opplysningene?
Personopplysninger lagres primært innenfor EU/EØS.
Dersom personopplysninger i fremtiden skulle behandles utenfor EU/EØS, vil dette kun skje i samsvar med GDPR og ved bruk av gyldige overføringsgrunnlag, eksempelvis EUs standard kontraktsklausuler eller andre godkjente mekanismer.
12. Lagringstid
Personopplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.
Brukerkontoer kan slettes av administrator hos kunden.
Når en kunde avslutter sitt kundeforhold, slettes eller anonymiseres personopplysninger innen rimelig tid etter avtale med kunden, med mindre lovgivning krever lengre oppbevaring.
Tekniske logger kan oppbevares i en begrenset periode av hensyn til sikkerhet, feilsøking og dokumentasjon.
13. Informasjonssikkerhet
Vi arbeider kontinuerlig med å beskytte personopplysninger gjennom tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.
Dette omfatter blant annet:
- tilgangsstyring
- sikker autentisering
- kryptert kommunikasjon
- logging av sikkerhetsrelevante hendelser
- løpende overvåkning av tjenesten
14. Dine rettigheter
Avhengig av hvordan personopplysningene behandles har du rett til å:
- få innsyn i hvilke opplysninger som behandles
- be om retting av uriktige opplysninger
- be om sletting når vilkårene er oppfylt
- be om begrensning av behandlingen
- protestere mot behandling der loven gir rett til dette
- motta opplysninger i et strukturert format (dataportabilitet)
Dersom opplysningene behandles av Grantify på vegne av din arbeidsgiver, bør henvendelser om disse rettighetene normalt rettes til arbeidsgiveren som er behandlingsansvarlig.
15. Klage
Dersom du mener vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med regelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet.
16. Kontakt
Har du spørsmål om personvern eller vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss:
Grantify AS
Organisasjonsnummer: 937 968 779
E-post: support@grantify.no